На текущий момент при анализе рисков и в ходе управления реализацией проектов уделяется недостаточное внимание процессам комплектации, вследствие чего наблюдается повышение вероятности рисков несвоевременного обеспечения материалами, оборудованием и услугами, а также необходимости перепроектирования или изменения проектных решений с соответствующим сдвигом последующих стадий проекта.
Сохраняется недооценка важности процесса и степени его влияния на весь жизненный цикл проекта, в том числе недооценка риска необходимости перепроектирования ввиду невозможности передачи потребности в закуп из-за отклонения разработанной документации от документации типового проектирования, выявленных расхождений между сметной и рабочей документацией и, следовательно, закупки материалов, оборудования, услуг.
Отсутствие необходимых компетенций у специалистов подразделений комплектации влечет за собой крайне высокие риски по несвоевременному обеспечению материалами и оборудованием, так как ошибки зачастую выявляются на строительной площадке при получении МТР представителями подрядных организаций или в ходе монтажа, что влияет как на сроки реализации, так и на стоимость проекта.
Функционал специалиста комплектации подразумевает наличие технических знаний в области проектирования/эксплуатации объектов нефтегазодобычи, экономики, сметного дела, навыков работы с большими массивами информации, минимальных знаний по управлению проектами для оценки влияния принимаемых решений на жизненный цикл проекта, а также опыта работы с электронными торговыми площадками, программными модулями специализированных корпоративных информационных систем по управлению закупочными процедурами, проектами, по управлению материально-техническим обеспечением (МТО), контролю финансовых лимитов (и других специализированных модулей КИС SAP) и владения продуктами MS Office на уровне продвинутого пользователя.
Процессы комплектации и МТО настроены таким образом, что проверка заявленной потребности на предмет корректности не предусматривается. В ходе проведения заявочной кампании производится сверка сроков поставки с регламентными, наличие обоснования отклонения данных сроков, а также корректности определения плановой и начальной минимальной цены. Предметом технической оценки является проверка соответствия технических предложений поставщиков и заявленной потребности, без проверки на предмет ее актуальности и корректности заявления. В случае выявления расхождений на этапе технической оценки, потребность исключается из лота, производится либо корректировка, либо формирование новой потребности с проведением полного цикла закупочных процедур, что также негативно сказывается на сроках реализации проекта. При этом внедрение проверок любых уровней требует наличия квалифицированных кадров, обладающих необходимыми техническими компетенциями, а также компетенциями по комплектации, при этом данные специалисты являются дефицитными на рынке труда, что особенно ярко проявляется в районах Крайнего
Севера, где реализуются крупные инвестиционные проекты в сфере нефтегазодобычи и переработки.
Таким образом, недооценка роли процесса комплектации и его влияния на реализацию проекта в целом является одной из причин возникновения направления инжиниринговых услуг по комплектации объектов капитального строительства и ремонта.
Цикл работ по комплектации, необходимых для возможности начала закупочных процедур, представлен на рисунке 2.