Иркутская нефтяная компания (ИНК) — один из крупнейших независимых производителей углеводородного сырья в России. Компания ведет геологическое изучение, разведку
и разработку 53 участков недр в Иркутской области, Красноярском крае
и Республике Саха (Якутия). Сегодня в группе компаний работают более 15 тысяч человек.
В 2017 г. стало очевидно, что дальнейшее развитие ИНК невозможно без качественного управления нормативными документами. В том же году компания познакомилась с разработками Консорциума «Кодекс» для управления документами на платформе «Техэксперт».
Тогда же в ИНК был создан отдел оптимизации бизнес-процессов и стандартизации. В задачи подразделения входили сбор, анализ и систематизация всех внутренних нормативно-методических документов (ВНМД) компании, а также поиск площадки для их размещения. Так возникла концепция системы WikiOil.

Одной из главных причин создания WikiOil стала разрозненность хранилищ ВНМД: сетевой диск
на корпоративном сервере, внутренний корпоративный портал, система электронного документооборота и официальный сайт компании. Кроме того, назрела необходимость собрать вместе всю нормативную базу, применяемую в головной компании и дочерних обществах.
К этому прибавилось и отсутствие установленных механизмов распространения ВНМД и внешних документов среди сотрудников холдинга. Поиск документов, регулирующих определенные сферы, бизнес-процессы и задачи, был также долгим и трудоемким. Кроме того, до начала работы над системой WikiOil не были налажены механизмы фиксации внешних требований в ВНМД и их своевременной актуализации.
Перед отделом оптимизации бизнес-процессов и стандартизации стояла задача создать единую электронную базу знаний ИНК и ее дочерних структур. Она должна была объединить инструменты управления документами, базу ВНМД и внешний фонд нормативной документации. Также был необходим единый стандарт фиксации и распространения ВНМД среди сотрудников холдинга
и удобные инструменты для своевременной актуализации действующих ВНМД в соответствии
с законодательными изменениями. Все это значительно сократило бы трудозатраты на поиск
и проверку актуальности как внутренних, так и внешних документов.
Кроме того, компании требовалась единая база терминов и определений, которая бы позволила унифицировать их употребление в рамках фонда внутренних документов.
Большой массив ВНДМ также нуждался в программных инструментах для эффективного
и автоматизированного анализа с возможностью формирования отчетов результата проверки.
И все это нужно было связать с реестрами требований к бизнес-процессам компании, а также «цифровыми кабинетами», содержащими актуальную и исчерпывающую информацию для разных подразделений, должностей или бизнес-задач, включая ссылки на внешние источники.

Поставленные задачи требовали не только сбора в едином месте действующих документов,
но и создания полноценной системы управления нормативно-техническим контентом предприятия. В результате были определены: объект управления — внутренний нормативно-методический документ (ВНМД), порядок сбора и размещения в едином фонде новых документов, а также распространения, группирования и проверки на актуальность действующих ВНМД.
На начальном этапе специалисты подразделения собирали все актуальные версии ВНМД
из разрозненных источников в одном месте. Параллельно шел поиск программной платформы, которая могла бы дать дополнительные инструменты для управления ВНМД.
В итоге выбор был сделан в пользу отечественной цифровой платформы «Техэксперт», разработанной Консорциумом «Кодекс». Главным достоинством платформы является возможность объединения в едином цифровом пространстве внешних и внутренних документов предприятий, снабжения их перекрестными гиперссылками и использования для работы с ними единых
SMART-сервисов программного комплекса. Так появился тандем «Техэксперт: WikiOil».
SMART-сервисы платформы позволяют оперативно реагировать на изменения во внешних нормативных документах и анализировать большие массивы данных. Кроме того, специалисты ИНК отмечают качество техподдержки программного решения и готовность разработчиков услышать потребности клиентов и работать над их закрытием.

Далее началось постепенное внедрение на предприятии программных модулей платформы.
За необходимый ИНК функционал теперь отвечают Система управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) «Техэксперт» и ее подсистемы, каждая из которых оптимизирует тот или иной этап управления ВНМД.
Сначала была развернута подсистема подсистемы «Банк документов», которая позволяет загружать и систематизированно хранить документы внутреннего фонда предприятия. Каждый документ в таком фонде представляет собой контейнер данных, в котором, помимо текста документа в PDF-формате и других вложений, есть атрибуты этого документа. Они позволяют
не только быстрее и точнее находить документ, но и эффективнее его применять. Специалисты ИНК начали загружать уже существующие документы в единый фонд WikiOil. Параллельно создавались и совершенствовались требования к передаче вновь разработанных или обновленных ВНМД
от ответственных подразделений, размещению документов в фонде, их проверке и актуализации. Отдельная работа велась по выработке механизма внедрения и использования ВНМД
на предприятии: система «Техэксперт: WikiOil» была зафиксирована на уровне руководящих документов как единственный источник актуальной нормативно-технической информации холдинга.
На 2023 г. в фонде внутренних документов компании хранятся порядка 4 000 ВНМД, 4 100 терминов, 5 700 определений. За 6 лет развития проекта система внедрена во всей группе компаний ИНК.
Она информирует работников предприятий об изменениях и появлении новых ВНДМ, а также утрате актуальности внешней и внутренней нормативной документации.

Сформированной в 2019 г. группе ИНК по стандартизации (ранее — отдел оптимизации бизнес-процессов и стандартизации) и специалистам Информационной сети
«Техэксперт» удалось создать ряд ценных сервисов для сотрудников компании. Речь идет
о разнообразных реестрах требований, которые составляются как из внутренних документов группы компаний, так и из внешних нормативных источников.
В системе WikiOil была создана вкладка, где сотрудники ИНК могут найти реестры нормативных документов для каждого юридического лица, входящего в группу компаний, реестр обязательных для разработки в рамках юридического лица ВНМД в соответствии с нормами трудового права, налогового законодательства, федеральных норм промышленной безопасности и т. д. Каждый документ в таком реестре размечен гиперссылкой, которая ведет на текст этого документа внутри WikiOil. Реестры регулярно проверяются с помощью модуля «Контроль актуальности ссылочных документов» и интеграционного модуля «кАссист» и корректируются в соответствии с внешними или внутренними нормативными изменениями. Еще один важный тип сервисов в рамках «Техэксперт: WikiOil» — это цифровые кабинеты. Если реестры требований позволяют ссылаться только на документы внутри системы, то цифровой кабинет — это виртуальная область с готовой подборкой не только документов, но и ссылок на внешние/внутренние сервисы и инструменты.
В частности, созданный в WikiOil цифровой кабинет «Проектирование объектов капитального строительства» содержит ссылки и на внешнее программное обеспечение (AutoCAD, Appius и др.).
Еще одна подсистема СУ НТД, которая используется в ИНК, — это «Пользовательский словарь».
С его помощью был создан справочник всех терминов и их определений, используемый в ВНМД холдинга. Теперь любой пользователь WikiOil может посмотреть, как трактуется тот или иной термин в разных документах компании, и сослаться на наиболее подходящий источник термина
во вновь разрабатываемых ВНМД.

Ни одна компания не обходится в своей деятельности без внешних нормативных документов,
а также справочной и аналитической информации по их применению. Эту потребность предприятиям помогают закрыть профессиональные справочные системы (ПСС)
«Кодекс»/«Техэксперт» для специалистов разных отраслей экономики. С 2019 г. и по настоящее время ИНК использует не только основную профильную для отрасли систему «Техэксперт: Нефтегазовый комплекс», но и полный комплект систем для топливно-энергетического комплекса
и строительства. Кроме этого, специалисты ИНК используют большой набор юридических систем,
в том числе посвященных судебной практике и региональному законодательству, и системы для обеспечения охраны труда и производственной безопасности.